Какое фото нужно в личное дело на работу и на службу?

Требовать фотографию при приёме на работу нельзя

Перечень документов, которые работодатель вправе запросить у поступающего на работу, закрытый (Трудовой кодекс, ст. 65): паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта и об образовании. Фотографии в нём нет, а требовать документы сверх перечня запрещено.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает сам работодатель (ст. 87). Если он ведёт личные дела и просит для них фотографию — это его внутреннее решение, и снимок вы отдаёте добровольно, уже будучи принятым.

Откуда взялись 9×12 и 4×6

Оба размера пришли из ведомственных актов, а не из трудового права. 9×12 см на обложку личного дела задан сотруднику органов внутренних дел (приказ МВД № 800, п. 39) и кандидату на военную службу по контракту (приказ МО № 733). 4×6 см — рамка для фото в анкете госслужащего (Указ № 870) и снимок в справку-объективку сотрудника ОВД.

Это правила службы. Переносить их на работника обычной компании или на школьника нельзя: для них акта с такими размерами мы не нашли. Всё про фото сотрудника и поступающего в полицию — на странице личное дело в МВД.

Госслужба: фото есть, но только в анкете

У государственного гражданского служащего личное дело регулируется Указом Президента № 609. Отдельным документом фотография в дело не приобщается — в перечне документов дела (п. 16) такого пункта нет. Снимок попадает туда только в составе анкеты для поступления на службу.

Форму анкеты утвердил Указ Президента № 870 от 10.10.2024: в ней рамка «Место для фотографии (4 см x 6 см)», а цвета и фона форма не задаёт. С 2026 года к анкете, заполненной в программе «Анкета ГС (МС)», прикладывают цифровое фото по постановлению Правительства № 1012. В каком виде сдавать анкету, называет кадровая служба.

Военнослужащий по контракту: 9×12 анфас

Размер назван в одном открытом акте — Руководстве, утверждённом приказом Министра обороны № 733 от 07.12.2015. Он касается кандидата, который поступает на службу по контракту солдатом, сержантом, прапорщиком или мичманом: в перечне документов для оформления его личного дела (приложение № 5) вторым пунктом стоят фотографии.

Фотографии размером 9 x 12 см (анфас).

приказ МО № 733 · прил. № 5

Кроме того, в анкете поступающего (приложение № 2.1) есть место для фотографии 4×6 см — это отдельный снимок. Сколько фотографий 9×12 нужно, в какой одежде и на каком фоне, приказ не говорит. Нет в нём и правила менять снимок при новом звании. Всё это называют в пункте отбора или в воинской части, которые оформляют дело.

Для офицеров и для тех, кто уже служит, открытой инструкции о личных делах с размером фото мы не нашли. Требование снимать «в парадной форме» тоже ни на какой открытый акт не опирается.

Чего мы не подтвердили

Два случая нам найти не удалось, и выдумывать их мы не станем:

• Личное дело офицера и действующего военнослужащего. Открытого акта с размером фотографии мы не нашли: приказ № 733 касается только кандидата на контракт, а приказ Министра обороны № 700 от 22.11.2021 — про воинский учёт. Формат уточняйте в кадровом органе части.
• Личное дело сотрудника Следственного комитета. Ст. 23 Федерального закона № 403-ФЗ говорит о личном деле и о том, какие сведения в него приобщать запрещено, но параметров фотографии не задаёт. Ведомственного акта с размером мы не подтвердили.