Какое фото нужно в личное дело на работу и на службу?
Требований не нашли
В личное дело работника кадровые службы обычно кладут фото 3×4 см. Это сложившаяся практика, а не требование закона.
Размеры фото заданы актом только для службы в органах внутренних дел: 9×12 см на обложку дела, 3×4 см в служебную карточку, 4×6 см в справку-объективку.
Общей нормы «фото в личное дело = 3×4» не существует: обязанности вести личные дела у коммерческого работодателя нет, состав он определяет сам. Размер и количество уточняйте в отделе кадров.
Сверено 04.09.2026.
Требовать фотографию при приёме на работу нельзя
Перечень документов, которые работодатель вправе запросить у поступающего на работу, закрытый (Трудовой кодекс, ст. 65): паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта и об образовании. Фотографии в нём нет, а требовать документы сверх перечня запрещено.
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает сам работодатель (ст. 87). Если он ведёт личные дела и просит для них фотографию — это его внутреннее решение, и снимок вы отдаёте добровольно, уже будучи принятым.
Откуда взялись 9×12 и 4×6
Из одного акта — Положения о ведении личного дела сотрудника органов внутренних дел. Там три разных размера под три разных бланка:
На оборотной стороне обложки личного дела помещается цветная фотография сотрудника (анфас) размером 9x12 см. Сотрудники фотографируются в повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются подписью должностного лица кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.
приказ МВД № 800 · п. 39
Это правила для сотрудников органов внутренних дел. Переносить их на работника обычной компании или на школьника нельзя: за пределами службы в ОВД акта под размерами 9×12 и 4×6 мы не нашли. Оттуда же и привычка подписывать снимок на обороте.
Госслужба: фото есть, но только в анкете
У государственного гражданского служащего личное дело регулируется Указом Президента № 609. Отдельным документом фотография в дело не приобщается — в перечне документов дела (п. 16) такого пункта нет. Снимок попадает туда только в составе анкеты для поступления на службу.
В форме анкеты предусмотрена рамка «Место для фотографии», но её параметров — размера, фона, цвета — форма не задаёт. Единственное фактическое требование к снимку: он должен соответствовать личности служащего. Конкретный формат называет кадровая служба.
Чего мы не подтвердили
Два случая нам найти не удалось, и выдумывать их мы не станем:
- Личное дело военнослужащего. Действующего акта с размером фотографии мы не нашли. Приказ Министра обороны № 700 от 22.11.2021 — про воинский учёт, к личным делам он отношения не имеет. Формат уточняйте в кадровом органе части.
- Личное дело сотрудника Следственного комитета. Ст. 23 Федерального закона № 403-ФЗ говорит о личном деле и о том, какие сведения в него приобщать запрещено, но параметров фотографии не задаёт. Ведомственного акта с размером мы не подтвердили.
Частые вопросы
Какой размер фото нужен в личное дело работника?
Законом он не установлен. Кадровые службы обычно используют 3×4 см, но это практика: состав личного дела работодатель определяет сам, а вести его он вообще не обязан.
Может ли работодатель требовать фотографию при приёме на работу?
Нет. Перечень документов для приёма закрытый (Трудовой кодекс, ст. 65), фотографии в нём нет, а требовать документы сверх перечня запрещено.
Почему фото 9×12 просят в МЧС и других службах?
Размер 9×12 см задан одним актом — Положением о личном деле сотрудника органов внутренних дел (приказ МВД № 800, п. 39): такая фотография помещается на оборотную сторону обложки дела. За пределами службы в ОВД акта под этим размером мы не нашли, поэтому основание и точный формат уточняйте в кадровом подразделении своего ведомства.
Какой размер фото в личное дело госслужащего?
Он нигде не назван. Отдельным документом фотография в личное дело гражданского служащего не приобщается — в перечне документов дела (Указ Президента № 609, п. 16) её нет; снимок попадает туда в составе анкеты, а параметров фото форма анкеты не задаёт. Формат называет кадровая служба.
Зачем нужен формат 4×6?
В нём фотография вносится в справку-объективку сотрудника ОВД (приложение № 9 к тому же Положению) — в электронном виде, в формате JPEG или TIFF.
Какое фото нужно в личное дело военнослужащего?
Действующего акта, который задавал бы размер, мы не нашли — поэтому и не называем его. Уточняйте формат в кадровом органе части.
Нужно ли подписывать фотографию на обороте?
В личном деле сотрудника ОВД — да: на обороте пишут фамилию, имя и отчество, и их заверяет подписью сотрудник кадрового подразделения. Для обычного работодателя такого требования нет.
Источники
- Трудовой кодекс Российской Федерации — ст. 65 (закрытый перечень документов при приёме), ст. 87.
- Приказ МВД России от 24.11.2020 № 800 (Положение о ведении личного дела сотрудника ОВД) — п. 37, 39, приложения № 1 и № 9.
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (Положение о персональных данных государственного гражданского служащего) — п. 16.
- Федеральный закон от 28.12.2010 № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации» — ст. 23 (параметров фото не задаёт).
Материал носит справочный характер и отражает состояние актов на дату сверки. Состав личного дела и требования к фотографии определяет организация, которая дело ведёт.