Какое фото нужно в личное дело?

Какой размер фото в личное дело: по случаям

Подробно по каждому случаю: фото на личное дело в школу — что пишут положения школ, фото в 1 класс — что нужно для записи, личное дело на работе — где 3×4 только привычка кадровиков, личное дело в МВД — 9×12 в форме, служебная карточка и справка-объективка.

Личное дело школьника: приём и ведение — это разные вещи

Здесь важно не смешивать два вопроса.

Приём в школу. Для зачисления, в том числе в первый класс, фотография не нужна. Перечень документов для приёма закрытый (приказ Минпросвещения № 458, п. 26): документ, удостоверяющий личность родителя; свидетельство о рождении ребёнка; документ о регистрации по месту жительства; при необходимости — документы о льготном приёме и заключение ПМПК. Фотографии в этом перечне нет. Если школа просит фото при приёме, это её собственная инициатива, а не федеральное требование. Сам порядок приёма действует и в 2026 году — срок его действия продлён до 2032 года.

Ведение личного дела ученика после зачисления. Единого федерального акта о том, что входит в личное дело обучающегося и нужна ли туда фотография, нет. Состав и порядок ведения личных дел школа определяет своим локальным положением — такое право ей даёт ст. 28 Федерального закона № 273-ФЗ «Об образовании». Поэтому нужна ли фотография в личное дело ученика и какого она размера — решает конкретная школа. Уточнять это стоит в самой школе.

Личное дело работника: обязанность вести его законом не установлена

Коммерческий работодатель не обязан вести личное дело работника, и закон не задаёт его состав.

• При приёме на работу требовать фотографию нельзя. Перечень документов, которые можно запросить у поступающего, закрытый (Трудовой кодекс, ст. 65): паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта и об образовании. Фотографии в этом перечне нет, а требовать документы сверх перечня запрещено.
• Состав личного дела определяет сам работодатель. Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель (ст. 87). Если он ведёт личные дела и включает туда фотографию, это его внутреннее решение.

Отсюда и «размер 3×4» для личного дела работника: это привычка кадровых служб, а не норма. Приводить его можно только как распространённую практику — законного размера фото для личного дела работника не существует.

Личное дело госслужащего: фото есть, но только внутри анкеты

У гражданского государственного служащего личное дело регулируется Указом Президента № 609. Отдельным документом фотография в дело не приобщается — в перечне документов дела (п. 16) отдельного пункта «фотография» нет.

Фотография попадает в дело только в составе анкеты для поступления на службу (п. 16, подпункт «б»). Форму анкеты утвердил Указ Президента № 870 от 10.10.2024, и в ней стоит рамка «Место для фотографии (4 см x 6 см)». Цвета и фона форма не задаёт. С 2026 года анкету заполняют в программе «Анкета ГС (МС)» и прикладывают к ней цифровое фото — требования к нему разобраны на странице личное дело в МВД. В каком виде сдавать анкету, назовёт кадровая служба.